KI im Büro · Posteingang, Belege, Ablage
Nie wieder Belege abtippen und Ordner suchen.
Die KI liest eingehende Dokumente, erkennt Art, Absender, Datum, Betrag und Vorgang, benennt sie sauber und legt sie dort ab, wo ihr sie sucht. Du findest jedes Dokument in Sekunden — per Suche in normaler Sprache. Einmal eingerichtet, gehört das System dir.
Was es dir bringt
Der Nutzen — konkret.
- Belege werden nicht mehr abgetippt: Absender, Datum, Betrag und Vorgang erkennt die KI.
- Einheitliche Dateinamen und Ordner — jeder im Team findet alles, auch nach Jahren.
- Suche in normaler Sprache: „Rechnung Müller Dachrinne vom Frühjahr“.
- Auf Wunsch komplett lokal — sensible Dokumente verlassen deinen Betrieb nicht.
Was drin ist
Das ist dabei.
- Aufnahme eurer Dokumentarten und Ablagestruktur
- KI-Erkennung und automatische Benennung/Ablage
- Anbindung an Scanner, E-Mail-Postfach oder Netzlaufwerk
- Volltext- und KI-Suche
- Einweisung des Teams und kurze Dokumentation
- Voller Quellcode und alle Zugänge
So läuft es ab
Vier Schritte — du weißt vorher, was passiert.
Bestandsaufnahme
Welche Dokumente kommen rein, wer sucht was, wo liegt es heute? Ergebnis: Ablagestruktur und Festpreis.
Einrichtung
Ich richte Erkennung, Benennung und Ablage ein — erst mit Testdokumenten, dann mit euren echten.
Testlauf im Alltag
Eine Woche parallel zum alten Weg. Was die KI falsch zuordnet, wird nachgeschärft.
Übergabe
Einweisung, Doku, alle Zugänge. Wartung optional — monatlich kündbar.
Wartung ja — Abhängigkeit nein.
Du zahlst die Lösung einmal, danach gehört sie dir: voller Quellcode, alle Zugänge, Dokumentation. Natürlich braucht Technik Pflege — deshalb biete ich Wartung an (Updates, Überwachung, Anpassung an neue Dokumentarten, schneller Draht bei Fragen). Sie ist monatlich kündbar.
Du kannst jederzeit gehen und den Entwickler wechseln — ich baue bewusst so, dass jeder andere übernehmen kann. Bindung soll durch Nutzen entstehen, nicht durch Vertrag.
Beleg aus der Praxis: Fall 301: Vertrauliche Dokumente intern übersetzen mit KI →
Häufige Fragen
Was vorher gefragt wird.
Ist das GoBD-konform?
Die Ablage lässt sich revisionssicher aufsetzen (unveränderbare Ablage, Protokoll). Für die steuerliche Bewertung stimmen wir uns mit deinem Steuerberater ab — ich baue die Technik, er bestätigt das Verfahren.
Brauche ich dafür neue Hardware?
Meist nicht. Für die Variante, bei der die KI komplett im Haus läuft, kann ein kleiner Rechner mit Grafikkarte sinnvoll sein — das klären wir in der Bestandsaufnahme mit festem Betrag.
Was passiert, wenn du nicht mehr verfügbar bist?
Nichts Schlimmes. Code, Zugänge und Dokumentation gehören dir — jeder andere Entwickler kann übernehmen. Genau dafür baue ich es so.
Passt das zu euch? Lass uns 30 Minuten drüber reden.
Dokumentenmanagement mit KI · kostenloses Erstgespräch · Festpreis vorab schriftlich · kein Lock-in